הבעיה אינה מספר השורות
גיליון יכול להחזיק הרבה מידע. נקודת השבירה מגיעה כאשר כמה אנשים צריכים לפעול על אותו מידע, לעדכן סטטוסים בזמן שונה ולהבין מה דורש פעולה בלי לעבור ידנית על כל הרשומות.
WhatsApp מוסיף מהירות, אבל ההקשר נשאר בתוך שיחות. החלטה שנשלחה בצ׳אט אינה בהכרח מחוברת למשימה, למסמך או ללקוח הנכון.
סימני מעבר למערכת
כדאי לבחון מערכת כאשר יש כפילויות, גרסאות סותרות, מעברים בין תפקידים, מידע רגיש, דוחות ידניים, תלות באדם אחד או צורך להתריע לפני איחור.
סימן נוסף הוא שהמנהל צריך לשאול אנשים כדי לבנות תמונת מצב. כשהסטטוס נמצא בראש של העובד ולא במודל עבודה משותף, הצמיחה מגדילה את חוסר הוודאות.
לא חייבים להחליף הכול
מערכת טובה יכולה להשאיר כלים קיימים במקומם ולבנות ביניהם שכבת תהליך. לעיתים נכון להחליף גיליון אחד בלבד. לעיתים צריך מקור אמת חדש. ההחלטה צריכה להישען על ערך, סיכון ועלות תחזוקה.
השלב הראשון הוא מיפוי תהליך אחד בעל השפעה עסקית ברורה, לא פרויקט להחלפת כל מערכות העסק.
מוקד תפעול ודוחות
לראות איך העיקרון הופך לתהליך, מסך והטמעה.